Automatizaciones

Automations es un creador de flujos de trabajo sin código integrado directamente en Shade. Tú defines reglas sobre lo que debe pasar cuando ocurre algo en tu unidad, y Shade las ejecuta automáticamente en segundo plano: sin herramientas de terceros y sin necesidad de código.

Toda automatización se compone de un disparador (el evento que la inicia) y una o más acciones (lo que hace Shade como respuesta). Las automatizaciones se crean con un editor visual basado en bloques.

Cómo funcionan las automatizaciones

• Elige un disparador - el evento que inicia la automatización
• Añade una o más acciones - encadenadas para ejecutarse en orden
• Guárdala, y la automatización se ejecuta automáticamente cada vez que se activa el disparador

Disparadores

Los disparadores son eventos en tu unidad, incluidos:

• Se sube un archivo
• Se actualiza un recurso
• Se cambia el nombre de un recurso
• Se añade un archivo a una colección
• Un recurso recibe una modificación específica de metadatos

Acciones

Las acciones son, en general, las cosas que ya puedes hacer manualmente en Shade. Incluyen:

• Añadir un archivo a una colección
• Añadir un comentario
• Crear o actualizar un Objeto personalizado registro
• Generar un enlace para compartir
• Enviar una notificación por correo electrónico (con marca y personalizable)

Creación de una automatización

Crea una automatización con el editor visual basado en bloques:

• Crear una nueva automatización
• Selecciona tu disparador (por ejemplo, Archivo añadido a una colección) y asígnalo a la colección correspondiente
• Añade tus acciones en el orden en que deben ejecutarse (por ejemplo, Generar enlace para compartir -> Enviar correo electrónico)
• Guardar

Flujos de trabajo de ejemplo

• Aprobaciones en dos etapas: Cuando el Estado de aprobación cambia a En revisión, genera automáticamente un enlace para compartir y envía un correo electrónico al revisor interno. Cuando cambie a Aprobado, envía el enlace para compartir finalizado al revisor externo: dos etapas, cero traspaso manual.
• Generador de paquete de entrega: Cuando los recursos pasan a Listo para entregar (o se añaden a una colección de entrega), genera automáticamente los enlaces de uso compartido adecuados y envía un correo electrónico de entrega (opcionalmente con una notificación en Slack) que contenga los enlaces, los recursos incluidos y cualquier nota. Esto convierte «exportar + enviar enlaces» en un único cambio de estado.
• Aplicación del vencimiento de derechos/uso: Según una programación diaria (o cuando se actualiza un registro de derechos), encuentra automáticamente los recursos cuyos derechos de uso están a punto de expirar y avisa al propietario. Cuando los derechos expiren, restringe automáticamente el uso compartido externo (y, opcionalmente, mueve los recursos a un área restringida) para que los medios caducados no sigan circulando.