Invitados vs Miembros del Espacio de Trabajo
Cuál es la diferencia entre un invitado y un espacio de trabajo, y cuándo usar
Invitados vs Miembros del Espacio de Trabajo
Cuál es la diferencia y cuándo usar cada uno
Comprendiendo la diferencia entre invitados y miembros del espacio de trabajo
En Shade, hay dos tipos de usuarios principales: Administradores y Miembros del Espacio de Trabajo (usuarios internos) y Invitados (colaboradores externos). A continuación se muestra un desglose claro de cómo difieren y cuándo usar cada uno.
Administradores y Miembros del Espacio de Trabajo
Los administradores y miembros del espacio de trabajo (colectivamente miembros internos) son personas dentro de su organización que colaboran dentro de su espacio de trabajo. Estos usuarios ocupan asientos de pago.
Aclaración importante: Ser miembro del espacio de trabajo no otorga automáticamente acceso a unidades, archivos o acciones avanzadas (como montar unidades o editar metadatos a nivel de unidad). El acceso se concede por unidad, ya sea explícitamente por un administrador o mediante la configuración de herencia predeterminada.
Qué pueden hacer los miembros del espacio de trabajo
Los miembros del espacio de trabajo tienen la capacidad de usar todas las funciones de Shade una vez que se les concede acceso a las unidades o recursos relevantes. Dependiendo de los permisos a nivel de unidad, esto puede incluir:
Acceder a una o más unidades
Subir, editar y organizar recursos
Montar unidades (solo si tienen permisos suficientes en esa unidad)
Gestionar y crear metadatos personalizados (solo donde esté permitido)
Etiquetar recursos
Usar funciones avanzadas como reconocimiento facial (donde esté habilitado y permitido)
Los miembros del espacio de trabajo no tienen automáticamente acceso de Gestor o Editor en unidades existentes. Los administradores deben:
Agregar explícitamente a los miembros a las unidades, o
Configurar herencia de unidad predeterminada que se aplique a unidades nuevas (y opcionalmente existentes)
Asientos de pago y gestión de identidad
Los miembros del espacio de trabajo son asientos de pago y normalmente están restringidos al dominio de su empresa. Pueden integrarse completamente con sistemas de identidad empresariales:
Aplicación de SSO / SAML
Sincronización SCIM o Active Directory
Aprovisionamiento justo a tiempo (JIT)
Todos los usuarios aprovisionados vía SCIM se consideran miembros del espacio de trabajo y, por lo tanto, ocupan asientos de pago.
Notas clave para los miembros del espacio de trabajo
Asientos de pago: La membresía del espacio de trabajo requiere una cuenta de pago.
Acceso basado en permisos: El acceso a unidades y funciones depende de los permisos y la herencia a nivel de unidad, no solo de la membresía.
Controles empresariales: Los miembros del espacio de trabajo pueden regirse mediante SSO/SAML y SCIM.
Contratistas (Caso Especial)
Los contratistas son otro rol dentro de los miembros, pero están intencionalmente no incluidos en la herencia de unidad predeterminada.
Esto permite que los contratistas:
Sean gestionados como usuarios internos (identidad, auditoría, fácil baja)
Ser añadidos solo a unidades, carpetas o archivos específicos
Evitar recibir automáticamente acceso a unidades recién creadas
Este modelo es ideal cuando alguien está trabajando dentro de Shade pero solo debe ver un subconjunto de contenido muy limitado. Esto también se aplicará al montaje, donde al montar los contratistas solo verán esos archivos/carpetas específicos.
Invitados
Los invitados permiten colaborar con personas fuera de su organización sin otorgar membresía completa en el espacio de trabajo. Los invitados no ocupan asientos de pago.
Los invitados suelen ser invitados a:
Un archivo específico
Una carpeta específica
Contenido compartido mediante un enlace público o privado
Los invitados pueden verse y gestionarse en Espacio de Trabajo > Administrar Miembros > Invitados.
Qué pueden hacer los invitados
Acceder solo a los archivos o carpetas que se les hayan compartido explícitamente
Subir archivos si se les conceden permisos de subida
Comentar o editar recursos si se les permite
Qué no pueden hacer los invitados
Navegar por el espacio de trabajo o las unidades
Montar unidades
Acceder a otro contenido a menos que se comparta explícitamente
Los invitados no pueden montar unidades. Debe ser un miembro interno del espacio de trabajo (asiento de pago) para montar unidades.
Costo y flexibilidad
Los invitados no cuentan para los límites de asientos
Los invitados pueden actualizarse a miembros del espacio de trabajo en cualquier momento
Se usan a menudo para ejecutivos, clientes, proveedores o colaboradores poco frecuentes
Alternativa a los invitados: Compartir enlaces y enlaces de colección
A menudo es más fácil simplemente compartir archivos con colaboradores externos usando enlaces y uso compartido público. Los enlaces pueden crearse a nivel de archivo, carpeta o incluso colección para asegurar que las personas puedan acceder, descargar, subir e incluso comentar y editar campos de metadatos que estén habilitados para el enlace.
Los enlaces también ofrecen acceso con caducidad, protección por contraseña y más. Consulta más sobre enlaces aquí.
Cuándo usar Miembros del Espacio de Trabajo vs Invitados
Miembro principal del equipo que necesita gestionar permisos y unidades
✅
✅
❌
Necesita montar
✅
✅
❌
Requiere SSO empresarial / aprovisionamiento SCIM
✅
✅
❌
Acceso restringido a carpetas y archivos específicos dentro de una unidad
❌
✅
✅
Cliente o proveedor con alcance limitado
❌
✅
✅
Colaboración en un archivo o carpeta puntual
❌
❌
✅
Acceso temporal sin configuración de cuenta
❌
❌
✅ (vía enlaces)
En resumen, los miembros del espacio de trabajo son mejores para colaboradores internos o a largo plazo que necesitan acceso escalable gobernado por permisos de unidad, mientras que los invitados y los enlaces son ideales para colaboración externa, con alcance limitado y rentable.
Espacio de Trabajo
Invitados
Última actualización