Invitados vs miembros del espacio de trabajo

¿Cuál es la diferencia entre un invitado y un miembro del espacio de trabajo, y cuándo usar

Entendiendo la diferencia entre Invitados y Miembros del Espacio de Trabajo

En Shade, existen dos tipos principales de usuarios: "Administradores y Miembros del Espacio de Trabajo" y "Invitados". Aquí está el desglose.

Administradores y Miembros del Espacio de Trabajo

Los administradores y miembros del espacio de trabajo (colectivamente miembros internos) son personas dentro de su organización que colaboran en su espacio de trabajo. Estos son sus flotantes asientos pagados que tienen la capacidad completa para hacer todo en Shade, incluyendo montar unidades, gestionar y crear metadatos personalizados, etiquetar activos, acceder a múltiples unidades, gestionar el reconocimiento facial y más. Los asientos pueden reasignarse a diferentes correos electrónicos.

Los miembros del espacio de trabajo son asientos pagados que tienen el mayor acceso a las funciones de Shade

Los miembros internos normalmente están restringidos al dominio de su empresa y pueden configurarse correctamente con SSO/SAML/SCIM empresarial y cualquier otro sistema de sincronización de Active Directory para JIT y aprovisionamiento de cuentas.

Los permisos siguen aplicando. Esto significa que si restringe a todos los miembros del espacio de trabajo a tener acceso "solo de visualización" a una unidad por defecto, solo podrán ver activos, y no montar / editar metadatos, etc.

Notas clave sobre los Miembros del Espacio de Trabajo:

• Asientos Pagados: La membresía dentro de un espacio de trabajo requiere una cuenta paga, asegurando el acceso a funciones premium y herramientas de colaboración.

• Capacidades de Montaje: Exclusivas para miembros internos, el montaje permite la integración y sincronización de diversas aplicaciones y fuentes de datos directamente dentro del espacio de trabajo.

• Atributos y Vistas Personalizadas: Los miembros internos pueden gestionar vistas de Shade y metadatos personalizados para toda la organización a través de las unidades.

SSO/SAML Empresarial + SCIM

El aprovisionamiento de cuentas y la aplicación de SSO/SAML serán requeridos para los miembros internos solo si están habilitados para su espacio de trabajo. Todos los asientos aprovisionados mediante SCIM se considerarán un asiento pagado (ya que son miembros internos).

Invitados

Los invitados, por otro lado, facilitan la colaboración externa sin la membresía completa en el espacio de trabajo de su organización. Sirven como socios externos, clientes o colaboradores que tienen acceso limitado. Normalmente, compartirá un archivo o carpeta individual con un invitado.

Los invitados pueden rastrearse en su Espacio de Trabajo > Gestionar Miembros > Invitados

Los invitados pueden rastrearse en el mismo lugar que los Miembros. Sin embargo, no paga por los invitados. Los invitados pueden actualizarse fácilmente a miembros según sea necesario.

Los invitados no cuentan para su límite de asientos y no se consideran un asiento de miembro pagado. A menudo vemos a partes interesadas internas (como el jefe de marketing, CEO, COO) y a quienes no usan Shade de forma regular ser invitados en Shade.

Los enlaces compartidos y los enlaces de colecciones son otra forma de compartir archivos en Shade; estos evitan que los usuarios tengan que crear una cuenta de Shade en primer lugar, ahorrando tiempo y esfuerzo para incorporar a todos en Shade.

Características clave de los Invitados:

• Acceso Compartido: Los invitados pueden acceder a archivos y carpetas específicas que se les comparten, pero no se les concede acceso general a todo el espacio de trabajo.

• Asociación de Cuenta: Los invitados tienen cuentas de Shade que están vinculadas a su espacio de trabajo para identificación, pero no ocupan un asiento.

• Colaboración Rentable: Dado que los invitados no ocupan asientos pagados, permiten una colaboración económica con partes externas.

• Los invitados también pueden subir archivos. Simplemente comparta una carpeta con un invitado o comparta un enlace público con acceso de carga.

• Los invitados no pueden montar unidades. Debe ser un miembro interno del espacio de trabajo (asiento pagado) para montar unidades.

Los invitados no pueden montar unidades. Debe ser un miembro interno del espacio de trabajo (asiento pagado) para montar unidades.

En resumen, mientras que los miembros internos están diseñados para la colaboración interna con acceso completo y membresía pagada, los invitados ofrecen un medio flexible y rentable para involucrar a colaboradores externos sin comprometer la seguridad o la asignación de recursos. Comprender estas diferencias asegura una utilización óptima de los recursos y una gestión segura del flujo de trabajo en su organización.

Alternativa a los Invitados - Compartir Enlaces / Enlaces de Colección

A menudo es más fácil simplemente compartir archivos con colaboradores externos usando enlaces y compartición pública. Los enlaces se pueden crear a nivel de archivo, carpeta o incluso de colección para asegurar que las personas puedan acceder, descargar, subir e incluso comentar y editar campos de metadatos que estén habilitados para el enlace.

Los enlaces también ofrecen acceso con caducidad, protección por contraseña y más. Descubra más sobre los enlaces aquí.