Crear colecciones de activos

Cómo crear, gestionar y compartir colecciones con Shade.

¿Qué son las colecciones?

Las colecciones son una forma de crear una agrupación virtual de tus activos fuera de la estructura de tu unidad. Ofrecen un método flexible para organizar y compartir tu trabajo sin alterar la organización principal de tus archivos. Con las colecciones, puedes entregar activos de forma clara a tu equipo interno, a los principales interesados o a los clientes con una identidad de marca, adaptada a las necesidades de tu audiencia.

Crear una colección

Hay varias maneras de crear colecciones en Shade:

Desde la página del activo

1. Ve a la página del activo donde se muestran tus archivos

2. Selecciona los activos que quieres añadir a una colección

3. Haz clic con el botón derecho para mostrar el menú desplegable

4. Puedes hacer cualquiera de las siguientes opciones:

   • Crear una nueva colección desde el menú desplegable

   • Añadir los activos seleccionados a una colección existente

Crear una nueva colección desde la barra lateral

También puedes ver y gestionar colecciones existentes o crear una nueva colección directamente desde la barra lateral izquierda:

1. Busca tu unidad en la barra lateral izquierda

2. Haz clic en el nombre de tu unidad

3. Busca la opción "Colecciones" debajo de tu unidad

4. Haz clic en el botón "+" para crear una nueva colección

Duplicar una colección existente desde la barra lateral

Duplica una colección existente si quieres reutilizar fácilmente el mismo conjunto de activos, estilo o permisos.

1. Busca tu unidad en la barra lateral izquierda

2. Haz clic en el nombre de tu unidad

3. Busca la opción "Colecciones" debajo de tu unidad

4. Haz clic con el botón derecho en la colección que quieras duplicar

5. Elige Duplicar

Personalizar una colección

Una vez que hayas añadido activos a una colección existente o creado una nueva colección, puedes gestionar las funciones de la colección mostrando los detalles en la barra lateral derecha.

Permisos y acceso

• Visibilidad del enlace

  • Visibilidad del enlace activada: la colección puede ser vista por cualquier destinatario externo que tenga el enlace, además de cualquier usuario que tenga acceso directo a la unidad como miembro de la unidad o del espacio de trabajo

  • Visibilidad del enlace desactivada: la colección solo es visible para los usuarios que tienen acceso directo a la unidad como miembro de la unidad o del espacio de trabajo

• Permitir (o limitar) el acceso a:

  • Descargar los activos incluidos

  • Comentar sobre los activos incluidos

  • Ver los detalles y metadatos del activo

    • Ver solo los campos de metadatos deseados

    • Editar campos de metadatos (como aplicar etiquetas de estado, etiquetas, valoraciones o similares)

Nota: Estas opciones están desactivadas de forma predeterminada por seguridad y deben habilitarse explícitamente.

Personalización del diseño

• Diseño: cómo el contenido multimedia se ajusta en una tarjeta de activo determinada (es decir, Ajustar o Rellenar)

• Visualización: la presentación del contenido multimedia en la colección (es decir, Cuadrícula, Lista o Mosaico)

• Tamaño de la tarjeta: Pequeño, Mediano o Grande

• Esquinas redondeadas: alterna entre esquinas redondeadas o ángulos de 90 grados en la tarjeta del activo

Seguridad + marcas de agua

• Caducidad del enlace: establece cuándo la visibilidad del enlace se desactiva automáticamente

• Contraseña: crea una contraseña sencilla que los destinatarios deben conocer para acceder a la colección

• Marca de agua - Marca de agua basada en la sesión mostrará el nombre del espectador, la dirección de correo electrónico y la dirección IP como una superposición sobre el contenido del video, mientras que Marca de agua basada en texto te permite personalizar la posición del texto, proporcionar tu propio texto personalizado y elegir el tamaño de la fuente

Identidad de marca

Puedes estilizar aún más la página de la colección con tu identidad de marca:

• Añade tu logotipo

• Cambia la imagen de fondo

• Personaliza el icono en la parte superior de la página de la colección

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar colecciones para versionar mis activos?

Sí. Puedes crear fácilmente un atributo de metadatos llamado "Versión" y añadir una etiqueta de versión a cada uno de los activos de tu colección. Esto proporciona una forma sencilla de hacer seguimiento de las iteraciones de tu trabajo.

¿Cómo comparto una colección?

Cualquiera que tenga el enlace publicado de la colección puede acceder a ella. Simplemente activa el enlace en la barra lateral derecha y comparte la URL con los espectadores que desees.

¿Cómo encuentro las colecciones que ya he creado?

Todas las colecciones que tú u otros miembros del equipo hayan creado dentro de una unidad se pueden encontrar de la siguiente manera:

1. Haciendo clic en el nombre de la unidad en la barra lateral izquierda

2. Haciendo clic en "Colecciones" debajo de la unidad. Esto mostrará todas las colecciones asociadas con esa unidad en particular.

¿Puede un activo estar en varias colecciones simultáneamente?

Sí, los activos pueden existir en varias colecciones al mismo tiempo. Esto te permite organizar los mismos activos de diferentes maneras para distintos propósitos o audiencias sin duplicación.