Invitados vs. miembros del espacio de trabajo

¿Cuál es la diferencia entre un invitado y un espacio de trabajo, y cuándo usar?

Invitados vs miembros del espacio de trabajo

Cuál es la diferencia y cuándo usar cada uno

Entender la diferencia entre invitados y miembros del espacio de trabajo

En Shade, hay dos tipos principales de usuarios: Administradores y miembros del espacio de trabajo (usuarios internos) y Invitados (colaboradores externos). A continuación se muestra un desglose claro de en qué se diferencian y cuándo usar cada uno.

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Administradores y miembros del espacio de trabajo

Los administradores y miembros del espacio de trabajo (colectivamente miembros internos) son personas de tu organización que colaboran dentro de tu espacio de trabajo. Estos usuarios ocupan puestos de pago.

Aclaración importante: Ser miembro del espacio de trabajo no otorga automáticamente acceso a unidades, archivos o acciones avanzadas (como montar unidades o editar metadatos a nivel de unidad). El acceso se concede por unidad, ya sea explícitamente por un administrador o mediante la configuración predeterminada de herencia.

Qué pueden hacer los miembros del espacio de trabajo

Los miembros del espacio de trabajo tienen la capacidad de usar todas las funciones de Shade una vez que se les concede acceso a las unidades o recursos relevantes. Según los permisos a nivel de unidad, esto puede incluir:

• Acceder a una o más unidades

• Cargar, editar y organizar recursos

• Montar unidades (solo si tienen permisos suficientes en esa unidad)

• Administrar y crear metadatos personalizados (solo cuando esté permitido)

• Etiquetar recursos

• Usar funciones avanzadas como el reconocimiento facial (cuando esté habilitado y permitido)

Los miembros del espacio de trabajo no tienen automáticamente acceso de Administrador o Editor en las unidades existentes. Los administradores deben:

• Agregar explícitamente a los miembros a las unidades, o

• Configurar la herencia predeterminada de unidades que se aplica a las unidades nuevas (y opcionalmente a las existentes)

Puestos de pago y gestión de identidades

Los miembros del espacio de trabajo son puestos de pago y, por lo general, están restringidos al dominio de tu empresa. Pueden integrarse completamente con los sistemas de identidad empresariales:

• Aplicación obligatoria de SSO / SAML

• Sincronización con SCIM o Active Directory

• Aprovisionamiento justo a tiempo (JIT)

Todos los usuarios aprovisionados mediante SCIM se consideran miembros del espacio de trabajo y, por lo tanto, ocupan puestos de pago.

Notas clave para los miembros del espacio de trabajo

• Puestos de pago: La membresía del espacio de trabajo requiere una cuenta de pago.

• Acceso basado en permisos: El acceso a las unidades y funciones depende de los permisos y la herencia a nivel de unidad, no solo de la membresía.

• Controles empresariales: Los miembros del espacio de trabajo pueden gestionarse mediante SSO/SAML y SCIM.

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Contratistas (caso especial)

Los contratistas son otro rol dentro de los miembros, pero intencionalmente no se incluyen en la herencia predeterminada de unidades.

Esto permite que los contratistas:

• Se gestionen como usuarios internos (identidad, auditoría, baja fácil)

• Se añadan solo a unidades, carpetas o archivos específicos

• No reciban automáticamente acceso a unidades creadas recientemente

Este modelo es ideal cuando alguien trabaja dentro de Shade pero solo debería ver un subconjunto de contenido muy limitado. Esto también se aplicará al montaje, donde, al montar, los contratistas solo verán esos archivos/carpetas específicos.

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Invitados

Los invitados permiten colaborar con personas fuera de tu organización sin conceder la membresía completa al espacio de trabajo. Los invitados no ocupan puestos de pago.

Por lo general, se invita a los invitados a:

• Un archivo específico

• Una carpeta específica

• Contenido compartido mediante un enlace público o privado

Los invitados pueden verse y gestionarse en Espacio de trabajo > Gestionar miembros > Invitados.

Qué pueden hacer los invitados

• Acceder solo a los archivos o carpetas compartidos explícitamente con ellos

• Cargar archivos si se les conceden permisos de carga

• Comentar o editar recursos si está permitido

Qué no pueden hacer los invitados

• Explorar el espacio de trabajo o las unidades

• Montar unidades

• Acceder a otro contenido a menos que se comparta explícitamente

Los invitados no pueden montar unidades. Debes ser un miembro interno del espacio de trabajo (puesto de pago) para montar unidades.

Costo y flexibilidad

• Los invitados no sí cuentan para los límites de puestos

• Los invitados pueden convertirse en miembros del espacio de trabajo en cualquier momento

• A menudo se usan para ejecutivos, clientes, proveedores o colaboradores ocasionales

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Alternativa a los invitados: compartir enlaces y enlaces de colección

A menudo es más fácil simplemente compartir archivos con colaboradores externos mediante enlaces y uso compartido público. Se pueden crear enlaces a nivel de archivo, carpeta o incluso colección para garantizar que las personas puedan acceder, descargar, cargar e incluso comentar y editar campos de metadatos habilitados para el enlace.

Los enlaces también ofrecen acceso con caducidad, protección con contraseña, marcas de agua y controles de visualización. Obtén más información sobre los enlaces aquí.

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Cuándo usar miembros del espacio de trabajo frente a invitados

Caso de uso	Miembro del espacio de trabajo	Contratista	Invitado
Miembro del equipo central que necesita administrar permisos y unidades	✅	✅	❌
Necesita montar	✅	✅	❌
Requiere aprovisionamiento empresarial SSO / SCIM	✅	✅	❌
Acceso restringido a carpetas y archivos específicos dentro de una unidad	❌	✅	✅
Cliente o proveedor con alcance limitado	❌	✅	✅
Colaboración puntual en un archivo o carpeta	❌	❌	✅
Acceso temporal sin configuración de cuenta	❌	❌	✅ (mediante enlaces)

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En resumen, los miembros del espacio de trabajo son la mejor opción para colaboradores internos o de largo plazo que necesitan acceso escalable gestionado por permisos de unidad, mientras que los invitados y los enlaces son ideales para una colaboración externa, acotada y rentable.

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