Automatisations

Automations est un générateur de workflows sans code intégré directement à Shade. Vous définissez les règles de ce qui doit se passer lorsqu’un événement survient dans votre drive, et Shade les exécute automatiquement en arrière-plan - sans outil tiers et sans code requis.

Chaque automatisation se compose d’un déclencheur (l’événement qui la lance) et d’une ou plusieurs actions (ce que Shade fait en réponse). Vous créez des automatisations à l’aide d’un éditeur visuel à blocs.

Comment fonctionnent les automatisations

• Choisissez un déclencheur - l’événement qui lance l’automatisation
• Ajoutez une ou plusieurs actions - enchaînées pour s’exécuter dans l’ordre
• Enregistrez-la, et l’automatisation s’exécute automatiquement chaque fois que le déclencheur se produit

Déclencheurs

Les déclencheurs sont des événements dans votre drive, notamment :

• Un fichier est téléversé
• Un asset est mis à jour
• Un asset est renommé
• Un fichier est ajouté à une collection
• Un asset reçoit une modification de métadonnées spécifique

Actions

Les actions sont, de manière générale, les choses que vous pouvez déjà faire manuellement dans Shade. Elles comprennent :

• Ajouter un fichier à une collection
• Ajouter un commentaire
• Créer ou mettre à jour un Objet personnalisé enregistrement
• Générer un lien de partage
• Envoyer une notification par e-mail (aux couleurs de votre marque et personnalisable)

Créer une automatisation

Créez une automatisation avec l’éditeur visuel à blocs :

• Créer une nouvelle automatisation
• Sélectionnez votre déclencheur (par exemple, Fichier ajouté à une collection) et pointez-le vers la collection concernée
• Ajoutez vos actions dans l’ordre où elles doivent s’exécuter (par exemple, Générer un lien de partage -> Envoyer un e-mail)
• Enregistrer

Exemples de workflows

• Approbations en deux étapes : Quand le statut de l’asset Statut d’approbation passe à En cours de révision, générez automatiquement un lien de partage et envoyez un e-mail au réviseur interne. Lorsqu’il passe à Approuvé, envoyez le lien de partage finalisé au réviseur externe - deux étapes, zéro transmission manuelle.
• Générateur de package de livraison : Lorsque des assets passent à Prêt à livrer (ou sont ajoutés à une collection de livraison), générez automatiquement le ou les bons liens de partage et envoyez un e-mail de livraison (éventuellement avec une notification Slack) contenant les liens, les assets inclus et toutes les notes. Cela transforme « exporter + envoyer les liens » en un seul changement de statut.
• Application du respect de l’expiration des droits/d’utilisation : Selon un planning quotidien (ou lorsqu’un enregistrement de droits est mis à jour), trouvez automatiquement les assets dont les droits d’utilisation expirent bientôt et alertez le propriétaire. Lorsque les droits expirent, restreignez automatiquement le partage externe (et éventuellement déplacez les assets vers une zone restreinte) afin que les médias expirés ne continuent pas à circuler.