Invités vs membres de l'espace de travail

Quelle est la différence entre un invité et un espace de travail, et quand les utiliser

Invités vs membres de l’espace de travail

Quelle est la différence et quand utiliser chacun

Comprendre la différence entre invités et membres de l’espace de travail

Dans Shade, il existe deux types d’utilisateurs principaux : Administrateurs et membres de l’espace de travail (utilisateurs internes) et Les invités (collaborateurs externes). Voici un aperçu clair de leurs différences et du moment où utiliser chacun.

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Administrateurs et membres de l’espace de travail

Les administrateurs et membres de l’espace de travail (collectivement membres internes) sont des personnes de votre organisation qui collaborent dans votre espace de travail. Ces utilisateurs occupent des licences payantes.

Clarification importante : le fait d’être membre d’un espace de travail ne donne pas automatiquement l’accès aux drives, aux fichiers ou aux actions avancées (comme monter des drives ou modifier les métadonnées au niveau du drive). L’accès est accordé par drive, soit explicitement par un administrateur, soit via les paramètres d’héritage par défaut.

Ce que les membres de l’espace de travail peuvent faire

Les membres de l’espace de travail ont la capacité d’utiliser toutes les fonctionnalités de Shade une fois qu’ils ont reçu l’accès aux drives ou actifs concernés. Selon les autorisations au niveau du drive, cela peut inclure :

• Accéder à un ou plusieurs drives
• Téléverser, modifier et organiser des actifs
• Monter des drives (uniquement s’ils disposent des autorisations suffisantes sur ce drive)
• Gérer et créer des métadonnées personnalisées (uniquement lorsque cela est autorisé)
• Taguer des actifs
• Utiliser des fonctionnalités avancées telles que la reconnaissance faciale (lorsqu’elles sont activées et autorisées)

Les membres de l’espace de travail pas n’ont pas automatiquement un accès Gestionnaire ou Éditeur aux drives existants. Les administrateurs doivent :

• Ajouter explicitement des membres aux drives, ou
• Configurez l’héritage par défaut des drives qui s’applique aux nouveaux drives (et, en option, aux drives existants)

Licences payantes et gestion des identités

Les membres de l’espace de travail occupent des licences payantes et sont généralement limités au domaine de votre entreprise. Ils peuvent être entièrement intégrés aux systèmes d’identité d’entreprise :

• Application de l’authentification unique (SSO) / SAML
• Synchronisation SCIM ou Active Directory
• Provisionnement juste-à-temps (JIT)

Tous les utilisateurs provisionnés via SCIM sont considérés comme des membres de l’espace de travail et occupent donc des licences payantes.

Points clés pour les membres de l’espace de travail

• Licences payantes : L’adhésion à l’espace de travail nécessite un compte payant.
• Accès basé sur les autorisations : L’accès aux drives et aux fonctionnalités dépend des autorisations au niveau du drive et de l’héritage, pas seulement de l’adhésion.
• Contrôles d’entreprise : Les membres de l’espace de travail peuvent être gérés via SSO/SAML et SCIM.

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Prestataires (cas particulier)

Les prestataires sont un autre rôle parmi les membres, mais ils sont volontairement non inclus dans l’héritage par défaut des drives.

Cela permet aux prestataires de :

• Être gérés comme des utilisateurs internes (identité, audit, désactivation facilitée)
• Être ajoutés uniquement à des drives, dossiers ou fichiers spécifiques
• Éviter de recevoir automatiquement l’accès aux nouveaux drives créés

Ce modèle est idéal lorsqu’une personne travaille au sein de Shade, mais ne doit voir qu’un sous-ensemble de contenu très restreint. Cela s’applique également au montage, où, une fois le drive monté, les prestataires ne verront que ces fichiers/dossiers spécifiques.

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Les invités

Les invités permettent de collaborer avec des personnes en dehors de votre organisation sans leur accorder l’adhésion complète à l’espace de travail. Les invités pas occupent des licences payantes.

Les invités sont généralement invités à :

• Un fichier spécifique
• Un dossier spécifique
• Contenu partagé via un lien public ou privé

Les invités peuvent être consultés et gérés sous Espace de travail > Gérer les membres > Invités.

Ce que les invités peuvent faire

• Accéder uniquement aux fichiers ou dossiers explicitement partagés avec eux
• Téléverser des fichiers si les autorisations de téléversement leur sont accordées
• Commenter ou modifier des actifs si cela est autorisé

Ce que les invités ne peuvent pas faire

• Parcourir l’espace de travail ou les drives
• Monter des drives
• Accéder à d’autres contenus, sauf s’ils sont explicitement partagés

Les invités ne peuvent pas monter de drives. Vous devez être un membre interne de l’espace de travail (licence payante) pour monter des drives.

Coût et flexibilité

• Les invités pas sont comptés dans les limites de licences
• Les invités peuvent être convertis en membres de l’espace de travail à tout moment
• Souvent utilisés pour les dirigeants, clients, fournisseurs ou collaborateurs occasionnels

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Alternative aux invités : partage par lien et liens de collection

Il est souvent plus simple de partager des fichiers avec des collaborateurs externes à l’aide de liens et du partage public. Des liens peuvent être créés au niveau du fichier, du dossier ou même de la collection afin de permettre aux personnes d’accéder, de télécharger, de téléverser, et même de commenter et de modifier les champs de métadonnées activés pour le lien.

Les liens offrent également un accès à expiration, une protection par mot de passe, un filigrane et des contrôles d’affichage. En savoir plus sur les liens ici.

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Quand utiliser les membres de l’espace de travail vs les invités

Cas d’utilisation	Membre de l’espace de travail	Prestataire	Invité
Membre de l’équipe principale qui doit gérer les autorisations et les drives	✅	✅	❌
Doit monter des drives	✅	✅	❌
Nécessite un provisionnement d’entreprise via SSO / SCIM	✅	✅	❌
Accès restreint à des dossiers et fichiers spécifiques au sein d’un drive	❌	✅	✅
Client ou fournisseur avec un périmètre limité	❌	✅	✅
Collaboration ponctuelle sur un fichier ou dossier	❌	❌	✅
Accès temporaire sans configuration de compte	❌	❌	✅ (via les liens)

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En résumé, les membres de l’espace de travail conviennent le mieux aux collaborateurs internes ou de long terme qui ont besoin d’un accès évolutif régi par les autorisations de drive, tandis que les invités et les liens sont idéaux pour une collaboration externe, ciblée et économique.

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