Invitar colaboradores externos
Esta guía cubre las mejores prácticas para colaborar con socios externos manteniendo la seguridad y la eficiencia del flujo de trabajo.
Comprender el Acceso Externo
A los colaboradores externos se les puede otorgar acceso en tres niveles distintos:
Acceso a Archivos/Carpetas
El enfoque más granular y seguro para la colaboración externa. Cuando compartes archivos o carpetas específicos, los colaboradores se convierten en invitados tanto a nivel del espacio de trabajo como del disco. Solo verán lo que necesitan mientras mantienen una experiencia limpia y profesional.
Este nivel es ideal para:
Clientes que revisan entregables específicos
Freelancers que trabajan en activos individuales
Equipos externos de QA que revisan contenido específico
Partes interesadas que necesitan acceso a materiales de presentación
Acceso al Disco
Cuando los colaboradores externos necesitan un acceso más amplio a un proyecto, los permisos a nivel de disco ofrecen un enfoque equilibrado. Estos usuarios permanecen invitados del espacio de trabajo pero obtienen acceso estructurado a proyectos enteros.
Óptimo para:
Casas de postproducción externas
Socios de agencia que manejan múltiples activos
Freelancers a largo plazo en proyectos específicos
Equipos de clientes que necesitan acceso al alcance completo del proyecto
Membresía del Espacio de Trabajo
Reservado para socios externos de confianza profundamente integrados en su flujo de trabajo. Aunque es posible, recomendamos considerar cuidadosamente las implicaciones de seguridad antes de otorgar este nivel de acceso.
Mejores Prácticas de Seguridad
Gestión de Permisos
Comienza de forma restrictiva y amplia el acceso según sea necesario
Usa acceso de invitado como tu predeterminado para la colaboración externa
Recuerda que los nombres de los discos son visibles para cualquiera con acceso a los archivos
Establece herencia predeterminada niveles en los discos para evitar exposiciones accidentales
Control de Acceso
Los colaboradores externos pueden progresar a través de niveles de permiso según sea necesario:
Comienza con acceso a archivos/carpetas
Actualiza a acceso al disco si se requiere un alcance más amplio
Convierte a membresía del espacio de trabajo solo cuando sea necesario
Este enfoque progresivo asegura niveles de acceso apropiados mientras mantiene la seguridad.
Consideraciones Prácticas
Visibilidad y Navegación
Los invitados externos pueden ver los discos en su barra lateral cuando tienen acceso a cualquier archivo contenido. Ten esto en cuenta al:
Nombrar discos y carpetas
Organizar contenido
Planificar la estructura del proyecto
Herencia de Permisos
La configuración del herencia predeterminada disco no afecta a los invitados externos
Deben establecerse permisos explícitos al compartir
El acceso puede modificarse o revocarse en cualquier momento
Los cambios en permisos de nivel superior se propagan hacia abajo
Consejos para la Colaboración con Clientes
Al trabajar con clientes:
Comparte archivos/carpetas específicos en lugar de discos enteros cuando sea posible
Usa nombres de disco estandarizados y profesionales
Considera crear discos dedicados orientados al cliente
Establece niveles de permiso claros durante el intercambio inicial
Escenarios Comunes
Incorporación de Freelancers
Comienza con acceso a archivos específicos y amplía según las necesidades del proyecto. Esto mantiene la seguridad mientras permite flexibilidad a medida que la relación se desarrolla.
Proceso de Revisión del Cliente
Comparte entregables individuales en lugar de discos de proyecto completos. Esto mantiene el enfoque en el contenido relevante y simplifica el proceso de revisión.
Asociaciones con Agencias
Considera el acceso a nivel de disco con conjuntos de permisos específicos según los requisitos del proyecto. Esto equilibra eficiencia y seguridad.
Recordatorios Importantes
Los invitados externos mantienen la visibilidad del disco para cualquier contenido compartido
Las mejoras de permiso pueden implementarse de forma progresiva
El acceso puede revocarse o modificarse en cualquier momento
Los administradores del espacio de trabajo pueden auditar los niveles de acceso
Recursos Adicionales
Para obtener información más detallada sobre las estructuras de permisos y las funciones avanzadas de colaboración, consulta nuestra completa guía de permisos:
Permisos del espacio de trabajo y de la unidadÚltima actualización